学习:如何开好会议

工作中每天要花大量的时间在开会讨论上面, 为什么要开会? 开会核心是解决 认 知一致 的问题。针对一件具体待讨论的议题, 参会人员提供自己了解的信息和看 法, 大家共同讨论, 形成一致的决策意义和后续动作, 避免了大家各自为政, 各玩 各的, 结果玩砸的情况。

会前: 不开无准备的会

开会之前需要做好五个W:

  1. Why: 为什么要开这个会 会议背景是什么, 开这个会想要达到什么目的, 大家了解会议目的, 才能在开完之后评判这个会议是否开的成功。
  2. Who: 谁需要参会 需要谁来参会, 谁来发会议邀请, 谁来做会议纪要, 谁来做会议主持。

    参会人都有责任--反对的责任。 你既不是发言人, 也不是主持人, 参会时只是坐在后排旁听, 想下公司给你发工资, 让你参加这个会议, 不是让你在后面玩手机, 喝水, 自己在电脑上处理工作的。 你要听大家的发言, 一旦有任何反对意见, 哪怕你是级别最低的初级职员, 也有 反对 的责任。

    因为往往一线的同学对于具体的信息了解和收集最全,最敏感。你如果看出一个 问题, 有了反对意见, 这时候没有跳出来说出你的意见, 那对于整件事可能有 非常大的决策风险。 会议确定了决议之后再翻盘重来, 是一个非常浪费的事情。

  3. When: 什么时间开会

    会议时间要精确, 协调好参会人时间后, 统一发出会议邀请。

    迟到要处罚, 一视同仁。这样才能让大家养成尊重时间的观念。

  4. Where: 在哪开会

    会议室名称明确, 如果涉及到外地开会, 标注清楚目的地地址, 以及到达路线情况。

  5. What: 开会的主要讨论内容是什么

    会议讨论流程预先分配好发言人和发言时间, 会议邀请时同步出来。

    在每个阶段, 需要什么材料, 需要谁准备, 都需要提前沟通好。 在会议群中, 提前半天或一天时间, 将材料同步出来。 给参会人员留出时间消化材料内容, 会上讨论时, 更快速地进入同一语境进行深入地讨论。

会中: 不要让会议发散

如果发言人表达能力不强, 主持人要帮助他提炼关键点, 并跟他确认是否为他想表 达的。

如果大家会议中有争执, 讨论有点失控, 主持人要提醒大家回到原点, 这个会议的 目的是什么, 我们要解决什么问题, 应该如何来讨论。

如果大家的争执就是不能产生结论,怎么办? 在会议纪要的 待讨论问题 部分,将 争执点列入其中, 和大家说明, 该问题会后再讨论, 或者再单独安排会议讨论。

会议结束之前, 将会议纪要给所有人快速过一遍, 看看是否有遗漏。确认无误后, 会后马上发出书面纪要。 这样后续随时可翻看某一次的会议结论,减少大家无谓 的争议。

会后: 不要让会议决议不落地

离开会议室, 只是这个会议效果的起点。会后要做到两点: 一是件件有落实, 二是 事事有回应。

  1. 件件有落实

    在会议纪要中, 应该有单独的 会议TODO 模块, 记录着: 谁, 在什么时间之前, 做什么事情(Who do what by when)。

    这个落地工作不能依靠人员自觉,需要有人来盯。可以是会议纪录人, 或者是PMO, 要隔三岔五地看下这件事的进展, 提醒下责任人推进该事项。

  2. 事事有回应

    领走待办事项的负责人有责任来跟领导反馈进展。如果事项进展顺利, 需要告 诉领导当前进展情况; 如果事项推进受阻, 更需要告诉领导当前推进遇到的问 题, 是否需要资源或其它协助。

千万不要有 这事拖拖就过去了, 或者老板就忘了 这种心态。不一定每件事我们都 能做成, 但只要你做到了 件件有落实, 事事有回应 , 养成了这个工作习惯, 很多 事做着做着也就做成了。